Der richtige Umgang mit Aktenbergen

Patientenakten, Rechnungen, Korrespondenzen oder Mahnungen lassen Aktenberge enorm schnell anwachsen. Zum Teil handelt es sich dabei um höchst sensible Informationen, die in keine falschen Hände geraten dürfen. Deshalb ist Datenschutz nicht nur bei der Aufbewahrung dieser Akten wichtig, sondern auch bei der Entsorgung. Wie bei der Aktenvernichtung Frankfurt wird bei professionellen Unternehmen deshalb nach den Vorschriften der DSGVO gearbeitet.

Nicht nur für digitale Medien

Auch wenn die DSGVO vor allem für den Internetbereich Geltung hat, hat sich mit ihr aber auch einiges in der klassischen Entsorgung von Papier in den Unternehmen verändert. So verbietet die DSGVO zum Beispiel das Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten. Erst wenn Sie mit Ihrer Unterschrift bestätigen, dass die Daten gespeichert werden dürfen, befinden sich Unternehmen, für die Ihre Daten wichtig sind, auf der rechtlich sicheren Seite.

Die DSGVO hat ausserdem der Sammelleidenschaft mancher Unternehmen ein Ende gesetzt. Es dürfen nur noch die Daten gesammelt werden, die zweckgebunden sind. Selbst die Dauer der Aufbewahrung der Dokumente wird in der DSGVO geregelt. Sie legt fest, dass personenbezogene Daten vernichtet werden müssen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Für Akten gibt es gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen, die in der Regel sechs oder zehn Jahre betragen. Danach wird es in den meisten Fällen Zeit, sich von Akten zu trennen.

Wichtige Fakten zur Aktenvernichtung

Auch für die Aktenvernichtung gibt es Vorschriften. So wird in der DIN 66399 geregelt, in welche Sicherheitsstufen oder Schutzklassen Papiere und Daten eingeordnet werden. Danach richtet sich die Art und Weise der Vernichtung. Die DIN 66399 wurde als Ergänzung zur DSGVO geschaffen.

Laut der DIN 66399 werden Daten in verschiedene Schutzklassen eingeteilt. Dazu gehören interne Daten, vertrauliche Daten und Daten aus dem Gesundheitswesen oder der Forschung. Zur Schutzklasse 1 gehören zum Beispiel Prospekte oder Papiere ohne wichtigen Inhalt. Die Schutzklasse 2 umfasst alle vertraulichen Daten wie Unternehmensdaten oder Korrespondenzen zwischen Geschäftspartner und Kunden. Die Schutzklasse 3 beinhaltet alle sensiblen Daten, die kein Aussenstehender sehen soll.

Abhängig von der jeweiligen Schutzklasse ist der Grad der Zerkleinerung, der in Sicherheitsstufen eingeteilt wird. Sie regeln, wie klein die Dokumente zerschnitten oder zerschreddert werden müssen, damit eine mögliche Rekonstruktion unmöglich wird. Einfache Schredder genügen meistens für den normalen Bürobetrieb. Für sensible Daten der Sicherheitsstufe 3 werden meistens Unternehmen wie die Aktenvernichtung Frankfurt angefordert. Es gibt aber auch weiterführende Sicherheitsstufen wie zum Beispiel die 6, bei der lediglich feinste Partikel übrig bleiben dürfen. Diese Sicherheitsstufe muss angewendet werden, wenn es um Dokumente und Papiere der Geheimdienste oder hochsensible Wirtschaftsforschung geht.

Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

– Datenschutz ist auch bei der Aktenvernichtung einzuhalten.
– Insgesamt sieben Sicherheitsstufen gibt es seit Oktober 2012 entsprechend der DIN 66399.
– Je sensibler die Daten sind, desto höher ist die Sicherheitsstufe.
– Alle Akten, die personenbezogene Daten enthalten, werden mindestens in die Sicherheitsstufe 3 eingestuft.

Sind Sie sich unsicher, wo Ihre Daten eingestuft werden müssen, beauftragen Sie am besten Unternehmen wie die Aktenvernichtung Frankfurt mit der Entsorgung.

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