Im Umgang mit Menschen, die aus anderen kulturellen Zusammenhängen stammen, kann es in manchen Situationen ziemlich kompliziert werden – gerade, wenn es darauf ankommt, Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Das Erhalten positiver, konstruktiver Beziehungen wird in der vernetzten, globalisierten Welt, in der wir leben, immer relevanter, denn lange schon finden geschäftliche Aktivitäten nicht mehr nur im Westen statt. Dabei ergeben sich für Europäer insbesondere im Umgang mit Geschäftspartnern asiatischer Länder in vielen Situationen einige Fettnäpfchen. Dies beginnt schon bei der Begrüßung und reicht über die Mimik und Körpersprache, beispielsweise die Bedeutung des Lächelns, zum richtigen Austausch von Geschenken und Komplimenten. Dafür, wie Sie solche Fettnäpfchen meiden und in der interkulturellen Kommunikation mit Japanern sicherer werden, liefert der folgende Beitrag Informationen und Tipps.

Geschäftsverhandlungen – der persönliche Kontakt ist der Key

Während klare Aussagen und ein deutliches Nein in geschäftlichen Gesprächen in der westlichen Welt meist kein Problem darstellen beziehungsweise häufig sogar begrüßt werden, gilt in Japan eine klare Ablehnung als unhöflich. Daher antworten Japaner auf viele Frage bejahend, woraus Sie als Europäer jedoch nicht schlussfolgern sollten, dass Ihre Vorschläge uneingeschränkte Zustimmung finden. Ihrem japanischen Gegenüber geht es häufig vielmehr darum, Ihnen zu signalisieren, dass er Sie verstanden und gehört hat.

Dieser Unterschied in der Benutzung des “Ja” und “Nein” führt während Business Meetings und Verhandlungen häufig zu Irritationen. Während das Hinzuziehen eines Dolmetschers allein aufgrund der meist vorhandenen sprachlichen Barrieren ohnehin unerlässlich ist, sollte man sich immer wieder an diese kulturellen Unterschiede und die dahinterstehenden Bräuche und Beweggründe für diese erinnern. Weitere Informationen zur richtigen E-Email gibt es hier.

Die sehr kooperative Verhaltensweise der Japaner ist darauf zurückzuführen, dass die japanische Kultur sehr gruppenzentriert ist – das heißt, nicht das Individuum, sondern die Gruppe steht hier im Mittelpunkt, weshalb den Einzelnen der Erhalt des Konsens innerhalb der Gemeinschaft so wichtig ist. Beinahe als Klischee der japanischen Kultur und Mentalität kann die Loyalität zum eigenen Unternehmen genannt werden. Tatsächlich sind die organisationalen Strukturen in der Arbeitswelt (wie auch im Privaten) häufig sehr hierarchisch geprägt; Seniorität spielt eine noch viel größere Rolle bei Beförderungen als in westlichen Ländern.

Seniorität bezeichnet das Prinzip des Vorrangs von Personen mit höherem Lebensalter

 

Persönliche Beziehungen sind also das A und O für eine erfolgreiche Kommunikation mit japanischen Geschäftsleuten – und diese lassen sich am besten über den direkten Austausch herstellen und pflegen. Ideal ist das erste Kennenlernen durch die Vorstellung über eine dritte Person. Deutsche empfinden die Fragen, die Japaner bei diesem ersten Treffen stellen, oftmals als sehr persönlich – hierbei sollte man im Hinterkopf behalten, dass Japaner Wert darauf legen, langfristige Beziehungen aufzubauen, und deshalb ihren zukünftigen Partner auch persönlich kennenlernen wollen, etwa indem man über Gemeinsamkeiten spricht.

Auch in der Art zu verhandeln gibt es einige Unterschiede zwischen Ost und West. So tendieren Japaner dazu, einen Sachverhalt beziehungsweise ein Problem immer wieder aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und sich der Lösung so sukzessive anzunähern. Dabei werden alle Meinungen gehört, weil das Ziel meist ist, Entscheidungen im Konsens zu treffen. Auf Deutsche wirkt dies oft befremdlich, weil sie es gewöhnt sind, zielgerichtet zu arbeiten und eine schnelle Lösung anzuvisieren. Wenn die Verhandlungen sich also einmal hinziehen und Ihnen unnötig langwierig erscheinen, sollten Sie Ruhe bewahren und auf gute Beziehungen setzen, statt Druck aufzubauen oder Diskussionen über die Vorgehensweise anzuzetteln.

Das berühmte “Gesicht” in der japanischen Kultur

Auch das “Gesicht zeigen” ist ein viel zitiertes Beispiel für die japanische Mentalität und sollte für das gute Gelingen von Geschäftsbeziehungen berücksichtigt werden. Wichtig ist, zu jeder Gelegenheit Respekt und Achtung für das Gegenüber zum Ausdruck zu bringen sowie persönliche Beziehungen aufzubauen. Dazu gehört auch, dass bei Besuchen der japanischen Partner auch hierarchisch höherstehende Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sein sollten und das deutsche Team bei wichtigen Gesprächen immer aus mindestens zwei Personen bestehen sollte.

Für den Aufbau von Beziehungen spielt selbstverständlich auch der persönliche Austausch in informellen Situationen eine wichtige Rolle. Dies kann in Form eines gemeinsamen Abendessens, dem Besuch einer Karaokebar oder gemeinsamen Trinken am Abend stattfinden. Hier wird Vertrauen aufgebaut, das später den Geschäftsbeziehungen dient.

Äußerlichkeiten – Kleidung, Visitenkarte & Co

Auf Äußerlichkeiten wird in Japan viel Wert gelegt – einen Anzug in dunklen, gedeckten Farben zu tragen ist in der Geschäftswelt also Pflicht. Auch ein ruhiges, gefasstes Auftreten kann Ihnen nur Vorteile bringen. Wenn Sie zu einem Geschäftsessen eingeladen sind, sollten Sie darauf achten, leicht ausziehbare Schuhe und gute Strümpfe zu tragen, denn häufig müssen diese am Eingang der Restaurants ausgezogen werden.

Japanischer Geschäftsmann im dunklen Anzug.

 

Das Überreichen von Visitenkarten gleicht in Japan häufig einem kleinen Ritual. Achten Sie darauf, dass Sie die Karte Ihrem Gegenüber so überreichen, dass er die Schrift sofort lesen kann und die Karte nicht erst umdrehen muss. Empfangene Karten sind mit beiden Händen entgegenzunehmen.

Wer mit japanischem Insider-Wissen punkten möchte, kann außerdem ein sogenanntes “meishi ire” mit sich führen, ein kleines Kästchen, das der Aufbewahrung von Visitenkarten dient. Aus diesem werden die eigenen Visitenkarten entnommen und die empfangenen Visitenkarten hineingesteckt, ohne den Umweg über die Hosen- oder Sakkotasche zu nehmen.

Auch der Austausch von Geschenken spielt für den Aufbau guter, langfristiger Beziehungen eine Rolle. Hier bieten sich Mitbringsel aus Deutschland wie Bierkrüge oder deutsche Markenerzeugnisse wie Schokolade oder Wein an. Auch Geschenke werden mit beiden Händen überreicht. Außerdem schätzt man in Japan ein bescheidenes Auftreten, indem man beispielsweise während des Überreichens betont, dass es sich nur um eine Kleinigkeit handelt.

Der Austausch über E-Mail

Zwischen Japanern und Deutschen weicht die schriftliche Art sich auszudrücken häufig noch deutlicher voneinander ab als die mündliche. Hierbei die eigenen Absichten verständlich zu kommunizieren, erfordert viel Geschick und ein tiefes Verständnis für die andere Kultur und deren Denkweise. Es geht also darum, die Sachverhalte, die Sie transportieren möchten, richtig zu verpacken und aufzubereiten.

Während Deutsche Wert darauflegen, Inhalte “kurz und knackig” zu präsentieren und Dinge, die nicht gut laufen, direkt anzusprechen, sind Japaner viel zurückhaltender im Ansprechen negativer Entwicklungen oder Sachverhalte. Sie präferieren bejahende Formulierungen, denn es geht ihnen darum, die Harmonie zwischen den kommunizierenden Partnern zu erhalten. Statt kritische Ausdrücke und Formulierungen zu verwenden, ist es also hilfreich, positiv zu bleiben und vor allem die Vorteile aufzuzeigen, wenn das Ziel ist, den japanischen Geschäftspartner von einer Sache zu überzeugen. Hier kann auch die häufige Verwendung des Konjunktivs helfen; richtig formuliert klingen Aufforderungen so zum einen weniger verbindlich und zum anderen höflicher, so dass sich die japanische Seite nicht vor den Kopf gestoßen fühlt. Auch der Einsatz von Füllwörtern oder von Formulierungen, die in Deutschland in vielen Kontexten als unnötig vorsichtig wahrgenommen werden, kann sinnvoll sein.

In E-Mails sollte außerdem auf die richtige Anrede geachtet werden. Hierbei spielt das Verhältnis zum Adressaten die ausschlaggebende Rolle. Um welche Form der E-Mail beziehungsweise Kommunikation handelt es sich? Kennen Sie die andere Person bereits länger oder haben Sie sich gerade erst kennengelernt? Ist Ihnen der Adressat der E-Mail eventuell sogar in Seniorität überlegen? Von all diesen Faktoren hängt es ab, wie Sie Ihren Gesprächspartner am Anfang der E-Mail ansprechen sollten. Gerade in Japan ist dies kompliziert, denn es gibt viele verschiedene Formen der Anrede. Wichtigste Regel ist, dass an den Familiennahmen immer eine Silbe anzuhängen ist. Das Suffix “-san” bedeutet Herr. Achten Sie außerdem immer darauf, den Nachnamen und falls vorhanden den akademischen Titel zu verwenden. Dieser sollte nur weggelassen werden, wenn Sie den Adressaten bereits kennen und wissen, dass er keinen Wert auf den Titel legt.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es einige grundlegende Unterschiede zwischen der deutschen und japanischen Kultur – und damit in der Art und Weise, mit Alltagssituationen und anderen Menschen umzugehen. Deutsche sind daher häufig verunsichert, wenn es darum geht, mit japanischen Geschäftspartnern in Kontakt zu treten, sei es über E-Mails oder den persönlichen Austausch im Rahmen eines Geschäftsbesuchs.

Seien Sie aber unbesorgt: Wenn Sie sich vorab über die wichtigsten Umgangsformen und Höflichkeitsregeln informieren, sind Sie gut gewappnet, denn schließlich ist auch ihrem japanischen Gegenüber bewusst, dass Sie nicht aus Japan stammen – niemand wird also von Ihnen erwarten, dass Sie die japanische Etikette auswendig gelernt haben. Rechnen Sie also damit, dass Sie Dinge falsch machen werden – aber auch, dass Ihnen dies niemand übel nehmen wird, wenn Sie dabei authentisch bleiben und die international üblichen Höflichkeitsregeln beachten.

Sie möchten sich trotzdem gerne eingehender mit den komplexen japanischen Verhaltensregeln beschäftigen? Dann bieten sich interkulturelle Trainings mit Fokus auf die japanische Kultur an. Häufig haben diese außerdem den Schwerpunkt Business, so dass Sie lernen, wie Sie sich in geschäftlichen Kontexten sicher bewegen und die interkulturelle Kommunikation mit Japanern optimal gestalten.