Korrekte Rechnungsstellung – Das sollten Sie beachten

So schreiben Sie korrekte Rechnungen

Für große Unternehmen mit vielen eingehenden Aufträgen ist auch die anschließende Fakturierung längst zur Routine geworden. Schreiben Start-ups ihre ersten Rechnungen herrscht hingegen oft noch Unsicherheit. Das ist auch gut so, denn wer das Thema „korrekte Rechnungen“ auf die leichte Schulter nimmt, hat schnell das Nachsehen, denn im Zweifelsfall erhält er das Geld für seine geleistete Arbeit nicht. Gleichzeitig verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug, wenn das eigene Unternehmen erhaltene Rechnungen zum Beispiel von Lieferanten einreicht, die unvollständig oder fehlerhaft sind. Verinnerlichen Jungunternehmer jedoch einige Regelungen, sollten sie nicht an dieser Aufgabe scheitern.

 

Checkliste: benötigte Angaben in der Rechnung

Bei Rechnungen, die an Endverbraucher gerichtet sind, ist kein Pflichtinhalt vorgeschrieben. Solche, die an andere Unternehmen oder juristische Personen gehen, müssen folgende Punkte enthalten:

Name und Adresse des eigenen Betriebs (vollständig!)
 Name und Adresse des Rechnungsempfängers (vollständig!)
 Datum der Rechnungsausstellung
 vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
 eine fortlaufende Rechnungsnummer, die aus Zahlen- und/oder Buchstabenfolgen besteht
 Art und Menge der ausgelieferten Ware bzw. Umfang der erbrachten Leistungen
 Monat der Lieferung oder Leistungserbringung
 Nettobetrag der Lieferung bzw. Leistung (Währung: Euro)
 Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 % oder verminderten 7 % (diese Angabe entfällt bei Kleinunternehmen)
 Höhe des Steuerbetrags oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 % oder verminderten 7 % (diese Angabe entfällt bei Kleinunternehmen)
Boni, Rabatte, Skonto nach Vereinbarung
spätestes Zahlungsdatum
eventuell Vermerk zur 2-jährigen Aufbewahrungspflicht (Sonderfälle nach § 14b Abs. 1 Satz 5 bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden)

 

Checkliste für Kleinbetragsrechnungen

Bei Beträgen bis 150 Euro inklusive Umsatzsteuer reichen folgende Angaben aus:

Name und Adresse des eigenen Betriebs (vollständig!)
Datum der Rechnungsausstellung
Art und Menge der ausgelieferten Ware bzw. Umfang der erbrachten Leistungen
Bruttoentgelt
Höhe des Steuerbetrags oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung

 

Fristen und Besonderheiten

  • Eine Rechnung muss spätestens 6 Monate nach der Lieferung oder Leistungserbringung gestellt werden.
  • In besonderen Fällen zum Beispiel für Vertreterprovisionen erhält die Firma keine Rechnung, sondern muss diese selbst schreiben. Man sollte darauf achten, diese mit „Gutschrift“ zu betiteln.
  • Elektronische sind heutzutage Papierrechnungen gleichgestellt. Da für den Vorsteuerabzug die Echtheit nachgewiesen werden muss, ist eine digitale Signatur vonnöten.
  • Rechnungen bedürfen keiner Unterschrift.
  • Sowohl für ein- als auch für ausgehende Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

 

Rechnungen schreiben in der Praxis

Wenn Start-up-Unternehmer diese Aspekte im Hinterkopf behalten und mit den vorgestellten Checklisten arbeiten, kann bei der Fakturierung in Zukunft nicht mehr viel schief gehen. Sind diese bei einzelnen Aspekten weiterhin unsicher sind, können sie ihren Steuerberater um die Prüfung der ersten Rechnungen bitten. Stehen viele Aufträge und Rechnungen ins Haus, kann sich aber auch eine passende Software für die Auftragsbearbeitung beispielsweise von diesem Anbieter rentieren. Hier sind bereits verschiedene Rechnungsvorlagen, auch für Sammelrechnungen und Ähnliches, hinterlegt. Außerdem können Daten von Stammkunden und bestehenden Belegen aufbewahrt werden. Dank automatisierter Prozesse erstellen die Unternehmen ihre Rechnungen so viel schneller. Mit Online-Rechnungsprogrammen können sie außerdem auch unkompliziert während der Geschäftsreise etc. Rechnungen versenden und bezahlen.

 

 

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